档案部门如何做好数字化扫描工作？

 

随着档案信息化建设的推进，档案的数字化扫描工作已经成为档案部门业务工作的重要组成部分。然而，档案数字化扫描工作是一个一揽子工程，如何有效地规避档案数字化扫描过程中产生的各种风险因素，是档案部门不得不正视的一个问题。

 

汉龙公司作为专业的档案数字化解决方案供应商，拥有将近30年的档案扫描设备销售和档案扫描外包服务经验,本文从档案扫描的前期准备、扫描过程、扫描的后续维护这三个阶段出发，阐述汉龙公司多年档案扫描工作的几点经验。

 

 

 

做好扫描工作首先要做好顶层设计，即扫描工作与有关工作之间的统筹规划，主要分为三个方面的内容。一是协调好立档单位与档案馆之间扫描工作的分工，明确档案在立档单位扫描还是在档案馆扫描，以便于各单位做好自身工作任务的安排。二是统筹好档案部门一个年度内扫描工作任务量与其他工作之间的关系。档案扫描工作是一项常态化的任务，应该对本单位目前既有的工作量进行统筹，合理制定工作计划。三是规划好要扫描的档案之间先后顺序的关系。应该按照对档案利用需求的急缓程度进行扫描，利用需求大的档案优先进行扫描。

 

 

扫描工作软硬件的配置是做好扫描工作的物质基础，良好的配置可以提升扫描工作的效率。

 

首先是设备配置的问题。档案部门所存储的档案一般都是采用“三点一线”的方式缝制后装在案卷盒内的。为了保护档案原件，也为了加快扫描速度，确保扫描质量，建议选择专业的非接触式扫描设备。此外，由于档案扫描工作对设备的功能性要求根据档案性质不同而有所区别，过高的配置会造成资源的浪费，过低的配置也会导致扫描成果不符合要求。所以应该根据工作的实际需求，合理配置，提升设备的性价比。

 

汉龙公司可以根据用户的不同需求，提供最具性价比的解决方案

 

其次是软件的可操作性与方便性。档案扫描软件应该充分考虑到档案部门中大部分人的接受能力。在考虑到软件功能性的基础上，兼顾软件的可操作性和简便性，一般采用封装性比较好的软件产品。如果软件操作过于复杂，势必会降低工作效率，应该努力在软件的可操作性、方便性与功能性之间寻找平衡点。

 

再次就是设备的配置要考虑到发展的因素，确保现阶段的配置能够满足在今后一定时期内的可用性，避免设备因不能满足发展的需求而过早地更新换代。

 

 

规范有关操作流程与标准是对扫描工作中各个环节操作方法的统一，以便于扫描人员在具体操作时能够有据可依，以防无效劳动的产生，造成人力、物力资源的浪费。一是扫描工作中各个环节都要责任明确，以防在出现问题时互相扯皮，以及由于责任不明确而造成的管理混乱等。二是规范扫描工作的操作流程，确保各个环节工作之间的有效衔接。三是扫描数据质量标准的统一，如扫描数据信息的保存格式、分辨率等有关图像质量参数的要求。此外，还应该加强对扫描人员关于操作流程与标准的培训与传达力度，确保他们熟练掌握操作流程、熟知有关标准要求。

 

 

 

在扫描过程中，由于档案所处环境的改变以及工作人员的不当操作，可能对档案产生一定程度的破坏。因此，应该注重扫描操作环节中对档案的保护，确保档案的安全。如将档案扫描工作间温湿度控制在适宜档案保护的范围内，以防止档案从库房中取出后温湿度变化过大而导致破坏；扫描工作间内的安全管理也应注意，如防水、防火、防盗、防丢失等；扫描工作中工作细节的控制，比如不在扫描工作台上喝水、吸烟，在每一次扫描工作结束时，应该检查扫描仪中是否遗漏档案等。

 

 

 

在扫描过程中，确保扫描数据的安全主要是两个方面的内容。一是在工作中要经常性地做好已有数据的备份工作。扫描数据与实体相比较更容易丢失，一个不经意的误操作，就可能导致全部数据的丢失，最好做到扫描机的专机专用，以防止从事其他工作而导致对存储数据的破坏。二是做好扫描数据的安全管理，谨防泄密。档案数据信息比实体档案更容易造成泄密与传播，一张光盘或者一个U盘就可以将机器中所有的数据拷贝走，其所带来的危害也就更为严重。因此，我们应该注重扫描数据的信息保密，落实保密责任，严禁将用于扫描档案的机器接入互联网，严禁个人移动存储设备接入扫描机。

 

 

对于扫描数据的维护主要是确保数据信息的完整性以及对数据质量的控制。一是做好对扫描数据完整性的审查。在扫描过程中，由于失误，可能会导致某份文件或一份文件内个别页面的漏扫或重扫。如果不及时查出，必将会给后续的利用工作带来麻烦，因此应该对扫描数据做好审查工作，谨防漏扫或重扫现象给数据带来的不完整或不规范。二是做好数据信息的质量控制。对于由于机器及操作原因致使数据极不清晰而无法使用的，要重新扫描；对于数据信息中所存在的“噪点”应该予以消除，但“去噪”工作应该区别对待，应该检查“噪点”为档案本身所有的还是由于人为以及机器原因导致的，尽量保全档案的原始性标记。

 

 

扫描工作的操作对象是档案实体，由于档案的惟一性与凭证性，不允许发生档案实体的丢失与损毁现象，因此扫描工作中要严格遵守操作程序和规定。一是正确处理好工作与成绩之间的关系。成绩的取得是以安全为前提的，为成绩而违规操作，导致问题发生，必将抵消成绩或造成对成绩的否定。二是做好有关程序遵守与规定落实的监督。加强在各个环节中对扫描人员的工作指导，帮助其规避一些易发生的误操作，纠正工作中不良习惯，确保扫描工作在安全的基础上出成绩。

 

 

 

在的档案扫描工作结束后，要对其进行数量上的清点，做最后一次检查，确保档案的完整性。在工作中由于不细心可能会出现档案丢失等情况的发生，应该及时发现，并采取补救措施。在移交过程中，扫描人员与库房管理人员应该履行有关交接手续，做到权责明确，有据可查。库房工作人员在将档案重新放入库房以前，应该对档案进行必要的处理。如对档案进行杀虫杀菌等，以防带入扫描过程中接触到的尘埃、霉菌以及害虫，而对库房中其他档案造成感染和破坏。

 

 

档案数据在经过审核以后，应该及时地导入单位数据库服务器中。但由于扫描数据是以比特流的形式存放在计算机中的，如果计算机系统瘫痪，就极易造成扫描数据的丢失和不可读，因此根据“不要把鸡蛋放在一个篮子里”的安全原则，除了在服务器中的数据以外，还应该通过其他方式做好扫描数据的备份工作，备份数据并非冗余数据，可以起到以防万一的作用。对于备份策略，应该选择多样化的存储模式进行备份。此外，应注意存储介质与读取软件的备份与升级。

 

 

数据信息一旦出现问题，应该启用备份数据信息来进行数据恢复，如果备份数据信息失灵，应该着手对丢失或破坏的数据信息进行修复。修复一定要通过正规渠道进行，切忌个人乱操作。对数据信息的修复应该找技术比较雄厚、经验比较丰富的公司。否则个人的乱操作、误操作以及修复操作的反复进行容易导致信息的覆盖，造成二次破坏，增加信息恢复的难度，使数据恢复的成功率下降或使数据修复的成本增加，给单位造成更大的经济负担。