海关档案数字化和电子档案数据备份情况

文章作者：海关总署办公厅 来源：《中国档案报》 添加时间：2013-11-1 点击：98 中国海关实行集中统一的垂直管理领导体制，海关总署作为国务院下属的正部级直属机构，管理着全国47个直属海关单位及614个隶属海关单位。海关总署在办公厅成立档案处，负责总署机关各部门和各直(隶)属海关单位档案工作的督导检查和职能管理。各直(隶)属海关均成立相应档案工作机构，并配备专(兼)职档案管理人员。多年来，在海关总署党组领导的高度重视下，在国家档案局的悉心指导和有关部门的大力支持下，海关总署档案管理部门全面统筹、精心部署，稳步推进档案工作管理和信息数字化建设，海关领导帮助解决实际问题，提供人、财、物等保障，使海关系统档案信息化和数字化建设得到全面发展，海关档案工作综合管理水平稳步提升。 一、持续推进总署机关文档一体化建设 海关总署是中央国家机关中最早在系统内推广和普及政务信息化管理的单位之一。2005年初，海关总署将机关文档一体化系统的设计开发工作提上重要议事日程，组织档案专业人员和技术人员集中攻关，编写系统业务需求、设计开发程序。2006年在总署机关推行文档一体化，将档案工作前置到收发文办理运转环节中，提高了总署机关归档文件的标准化和自动化水平。2007年制定了《海关系统档案数字化管理规定》，全面启动纸质档案数字化工作。2012年以海关系统办公平台的开发使用为契机，在确保档案信息安全的基础上，进一步完善海关档案信息数据库建设。为确保电子档案数据真实性，海关总署采取了技术和管理两方面的措施：一是技术方面，在应用系统实行文件实名制流转控制，合理划分操作权限，完整保存操作日志；二是管理方面，实行电子档案数据利用审批制度，一年两次预归档检查。 通过几年来的实践，显露出以下3个方面的突出优势：一是简化了归档方法，由以往以“卷”为单位转变为以“件”为单位的归档方法，做到了随办随归，省去了以往立卷工作中的编号、打印目录、装订等环节，大大提高了工作效率；二是实现了机关公文处理和档案管理数据资源的共享，无需再进行档案拆卷扫描，避免了重复劳动；三是文件按照“年度——机构——保管期限”进行分类归档，避免了纸质文件或电子文件缺失而导致的归档文件的不完整，有效地实现了公文处理与档案管理数据相互关联、相互对应，便于检查对照，较好地维护了档案的原貌，提高了档案信息资源的利用效率。 海关总署坚持在总署机关实行量化考核机制，每年2月组织直属海关资深档案人员对总署机关各单位档案逐件进行检查，一季度完成署内各单位档案移交检查和总结评比工作，进一步明确纸质档案和电子档案的对应归档，实现文书档案的全文数字化管理，保证了总署机关档案质量，为向中央档案馆及时移交优质档案奠定了坚实基础。以2013年为例，总署机关档案部门共检查接收30个部门2012年度电子文书档案2.1万余件，保证了纸质文件或电子文件的一一对应和完整归档，案卷质量显著提高，高质高效地完成了年度归档、移交任务。 二、全面推动海关系统档案数字化建设 为推动海关档案数字化建设，提高电子档案数据可获取性，完善大量存储和快速检索体系，进一步改善档案查询服务，满足各部门工作查考、编史修志等需求，海关总署通过建立档案综合管理达标升级和复查评估工作体系，指导各直(隶)属海关单位全面开展档案数字化工作。 一是完整建立归档文件目录数据库。目前各海关单位已将室藏非涉密归档文件目录全部录入档案管理系统，可通过“标题、发文字号、归档部门、保管期限”等信息进行计算机检索。为确保提供高质量查询利用服务，各海关单位按照规定和著录规则及时对被修改、废止的文件和相关联的其他文件信息、限制访问的文件进行维护。 二是规范建设档案全文数据库。从2005年起，海关总署率先垂范，充分应用文书档案管理系统，对档案室库存全部档案资料进行系统整理、扫描和著录，共计2.6万余卷534万余页。各直(隶)属海关单位紧紧抓住总署统一开发文书档案管理系统的契机，建设搭建档案管理信息化平台，实现了本单位文档一体化的文书档案全文数字化管理。同时，在领导的高度重视下，各级海关单位平均投入20余万元经费，购买专业设备，合理调配人手，扎实开展历史档案的整理、扫描和著录工作，2013年初统计：海关系统数字化完成了电子文件将近226万件，1280GB（千兆字节）。47个直属海关单位基本实现了数字档案管理，为中心工作和档案资源开发利用，起到了积极服务作用。 三是不断拓展档案数字化范围。部分直属海关单位自主开发使用专业档案管理系统，对室藏重要照片、声像、基建等专业档案进行数字化，实现了专业档案门类案卷级管理，音像档案实现图像级管理，为更好地发挥档案价值，服务于海关各项工作提供了便利条件。 四是安全管理利用档案数据。海关档案数字化工作的开展直接促进了档案利用量的增长和档案信息资源深度挖掘，并且档案人员通过档案借阅数据分析，进一步了解各部门在业务改革、编史修志、巡视、审计、调研、专项督察等工作中的档案信息需求，有针对性地做好档案服务工作。2012年总署机关电子档案网上借阅文件1万余件，资料213件，人工网上授权905份文件；2012年海关系统电子档案网上借阅文件2.3万余件，资料8754件，人工网上授权3905份文件。部分直属海关单位利用海关业务网平台，发布档案工作信息，共享档案管理研究成果，并及时交流和研讨解决档案发展问题，均取得良好效果。 三、积极开展电子档案数据异地备份工作 2011年按照《国家档案局中央档案馆关于印发全国档案事业发展“十二五”规划的通知》中关于“加强档案安全体系建设，提高档案的容灾及灾备能力，确保档案安全”的要求，档案处多次组织海关系统档案人员研讨、论证和修改。在国家档案局有关专家的指导下，研究制定下发了《海关电子档案数据备份及异地保存管理规定》，明确了海关系统电子档案异地备份的要求，加强了海关档案安全工作。 一是明确工作要求。制定印发《海关电子档案数据备份及异地保存操作规程》。 二是实地检查验收保管库房。对郑州、黄埔海关的电子档案异地备份数据保管库房进行了检查验收，基本符合国家有关档案室建设规范、国家有关档案室安全防护要求及《海关电子档案数据备份及异地保存管理规定》的具体要求。为满足对电子档案异地备份数据的软、硬件保管要求，配发了防磁柜、计算机等相关设备，确保郑州、黄埔海关按计划接收各海关电子档案数据。 三是完成首批数据寄送工作。下发《海关总署办公厅关于首批海关电子档案数据异地备份单位移交备份档案数据的通知》，正式启动海关电子档案数据异地备份移交工作。为保证备份数据的可靠性，统一配发了数据备份介质，固态硬盘40个、DVD光盘380张、蓝光光盘驱动器8个、蓝光光盘64张。截至2012年11月，20个首批异地备份海关单位已完成共计5440GB（千兆字节）的电子档案数据寄送工作。为了规避自然灾害等对档案保管造成不可挽回损失的风险，海关总署机关、各直属海关、隶属海关文书档案已实现容灾备份并异地存放。 原载于《中国档案报》2013年11月1日 总第2528期