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美国国家档案馆加速推进电子档案管理

日期:2013年10月11日 09:43

 

筑良好档案管理框架 打造信息开放型政府 
 
  
作者:李映天 编译 来源: 《中国档案报》 2013年07月29日 
 
     受现代信息技术飞速发展的影响,以几何倍数增长的电子档案已经成为各国政府亟待解决的问题,特别是对于处在现代信息技术前沿的发达国家,完善的电子档案管理已经成为转变政府工作职能,提高政府影响力、公信力及社会管理能力的标志之一。以美国为例,美国国家档案馆的电子档案数量近年来飞速攀升,如邮件类的电子档案,从里根时期的25万件,到布什时期跃升至2000万件,小布什时期更是达到了惊人的21亿件,整整增长了8400倍。妥善保管并利用好这些电子档案,成为美国实现“开放型政府”的必要支撑。 
    2009年1月,美国总统奥巴马在第一届任期中提出:“让政府肩负起责任的办法就是增强它的责任心与使命感,使各机构运行得更加透明,让美国人民切实了解到每一个决策是怎样产生的,是如何制定的,公民的权益是否得到了充分的尊重。”2010年,以“透明、合作、参与”为宗旨的开放型政府的目标被正式提出,宣告奥巴马政府将致力于“建立一个始无前例的开放型政府。多方共同努力确保公众的信任,最终建成政府与公民之间透明、合作、参与的机制与体系。”
 
    为应对这一局面,美国国家档案馆顺势而为,提出了“良好的档案管理是实现开放型政府的支柱”这一观点,并对电子档案管理作出了系统的规划,很快得到了奥巴马总统的认可。
 
    根据规划,2012年11月,美国国家档案馆开始在政府范围内广泛开展电子档案管理的政策研究与实践。政府各部门必须指定一名高级官员负责档案工作,改善和维护档案管理程序,重点关注电子档案管理;探寻合理、低成本的档案管理政策及实践中存在的潜在威胁。规划同时提出,由行政管理与预算办公室和档案部门共同出台“档案文件管理指令”,重点解决有关电子档案管理的相关问题,其中包括在政府范围内构建一个兼具效率与成本效益的档案管理框架;推进电子档案管理政策的制订与实施,提高政府开放程度,扩充档案访问渠道;顺应形势发展,适时从传统的纸质档案管理过渡到电子档案管理等。“指令”由联邦各部门、国家档案馆、人事管理办公室以及行政管理与预算办公室联合执行。
 
    “指令”明确了联邦各部门对电子档案管理的职责,同时对电子档案的保存及管理提出了具体要求:
 
    1.以电子格式管理2019年11月30日以前形成的、需永久保存的电子档案,于2013年前提交具体规划;
 
    2.以可存取格式管理2016年11月30日前形成的、永久和暂时保存的电子邮件档案;
 
    3.在2013年前将保管期限超过30年的档案全部移交并上报国家档案馆;
 
    4.确保所有现存纸质和非电子格式档案都有处理过程记录,并于2016年前上报国家档案馆;
 
    5.委派副部长级别的高级政府官员审查档案管理的有关程序,直接负责监管工作效率和档案法律法规遵守、政策实施的情况;
 
    6.于2014年11月前完成所有相关工作人员的培训,并获得国家档案馆的资质认证。
 
    作为“指令”的主要执行者,国家档案馆所承担的责任则更为艰巨。包括:
 
    1.于2013年前完成永久电子档案移交指南及元数据标准的修订;
 
    2.制订新的电子档案管理指南,指导处理和移交电子邮件;
 
    3.加大对自动化技术应用的调查与研究力度,提高档案管理工作效率,同时加强与联邦首席信息官员理事会、联邦档案文件理事会以及私人企业的联系,出台可行的自动化档案管理解决方案;
 
    4.在云构架、其他联邦IT系统及商业化产品中植入档案管理的需求;
 
    5.对联邦机构自身的电子档案记录进行静态数据安全存储及管理服务的可行性评估,并于2013年以前,完成基于云服务的非密电子档案存储与管理的可行性研究及准备工作;
 
    6.重新修订《通用档案文件保管期限表》,增加对特殊档案(如电子档案)管理的要求;
 
    7.召集副部级高级官员定期会晤,讨论实施进展情况;
 
    8.开发政府部门专用的分析工具以评估档案管理运行程序的效率;
 
    9.成立一个利益同盟来应对档案管理的挑战,该同盟包括信息科技、法律顾问和档案管理方面的领军级人物;
 
    10.创建一个职业的档案管理领导团队,提升政府档案工作人员和文件专业人士的角色定位,明确他们的职责,提高他们的技能。
 
    对于美国国家档案馆以及联邦文件管理机构而言,这是一个激动人心的时刻,可以预见到的是,美国的档案文件将以电子格式产生、获取、保存,并成为永恒的记忆。而现在的任务就是确保子孙后代用今天产生的电子档案,掌握政府行使职责的过程,从了解这段历史中受益。
 
    原载于《中国档案报》2013年7月29日 总第2489期 第三版
 

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